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通过数据筛选可以提高已经收集或储存的数据的可用性,更有利于数据的统计和分析,数据筛选在数据整理的过程中占有非常重要的地位。Excel 内置的“筛选”功能,可以较为便捷地处理此类需求。

按照数字特征进行筛选

对于数值型字段,Excel 的筛选功能提供了丰富的【数字筛选】选项,如图 4-79 所示。既有大于、小于、不等于、介于等常用表达式,也有高于平均值、低于平均值、自定义筛选等。

图 4-79 丰富的数字筛选选项

图 4-80 展示了一份股票行情表的部分数据,需要筛选出涨幅前六名的股票信息。操作步骤如下。

步骤1:选中数据区域任一单元格,如 C2 单元格,在【数据】选项卡下单击【筛选】命令,即可对数据列表启用筛选功能。此时,功能区中的【筛选】按钮呈现高亮显示状态,数据列表中所有字段的标题单元格中也出现筛选按钮,如图 4-81 所示。

图 4-80 股票行情数据表

图 4-81 选项卡功能区启用筛选功能

步骤2:单击 E1 单元格的筛选按钮,在弹出的下拉菜单中依次单击【数字筛选】→【前 10 项】命令,弹出【自动筛选前 10 个】对话框,如图 4-82 所示。

图 4-82 打开自动筛选前 10 个对话框

步骤3:在【自动筛选前 10 个】对话框中,分别设置【显示】为“最大”“6”“项”,单击【确定】按钮关闭对话框,即可筛选出涨幅最高的前六名的股票信息,如图 4-83 所示。

图 4-83 设置【自动筛选前 10 个】对话框


按照日期特征进行筛选

对于日期型数据字段,筛选下拉菜单会显示【日期筛选】的相关选项,功能十分丰富,如图 4-84 所示。日期筛选有以下特点。

图 4-84 日期型字段的筛选菜单

1. 默认状态下,日期分组列表并没有直接显示具体的日期,而是以年、月、日分组后的分层形式显示。

2.Excel 提供了大量的预置动态筛选条件,将数据列表中的日期和当前日期的比较结果作为筛选条件。例如,昨天、明天、本周、本月、本季度等。

3. 【期间所有日期】菜单下面的命令只按时间段进行筛选,而不考虑年。例如,【第 4 季度】条件表示数据列表中任何年度的第 4 季度,如图 4-85 所示。

图 4-85 【期间所有日期】的扩展菜单

虽然 Excel 提供了大量有关日期特征的筛选条件,但仅能用于日期,而不能用于时间。因此也就没有类似于“上午”“下午”这样的选项,Excel 筛选功能将时间仅视为数字来处理。

此外,如果希望取消筛选菜单中的日期分组状态,以便按照具体的日期值进行筛选,可以在【文件】选项卡下单击【选项】按钮,在弹出的【Excel 选项】对话框中切换到【高级】选项卡,在【此工作簿的显示选项】命令组中取消选中【使用“自动筛选”菜单分组日期】的复选框,单击【确定】按钮,如图 4-86 所示。

图 4-86 取消筛选菜单中默认的日期分组状态


使用通配符进行模糊条件筛选

用于筛选数据的条件,有时并不能明确指定某一项的内容。例如,姓名中所有含有“汉”字的员工、产品编号中第 3 位是 B 的产品等。在这种情况下,可以借助通配符来进行筛选。

图 4-90 展示了某公司商品库存清单部分数据,已处于筛选状态,需要筛选出商品编号第 3 位是“B”的商品。

图 4-90 某公司商品库存清单

单击 B1 单元格的筛选按钮,在弹出的下拉菜单中依次单击【文本筛选】→【自定义筛选】命令,弹出【自定义自动筛选方式】对话框。在第一个条件组合框 中 选 择“ 等 于”, 并在右侧的组合框中输入“??b*”,单击【确定】按钮关闭对话框,如图 4-91所示。此外,如果只是单个筛选条件,也可以直接在筛选菜单的搜索框中直接输入“??B*”,点击【确认】按钮进行筛选,如图 4-92 所示。

图 4-91 设置自定义自动筛选方式

图 4-92 在搜索框中使用通配符进行筛选

筛选结果如图 4-93 所示。

图 4-93 数据列表筛选结果


学会了吗?快操作起来吧!

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